5.8 Ταξίδια – Αεροπορικά

Επισκόπηση

Τα αεροπορικά ταξίδια μπορούν να αποτελέσουν ένα από τα πιο περίπλοκα στοιχεία της οργάνωσης ενός ταξιδιού στο εξωτερικό. Παράλληλα με τον προγραμματισμό της διαμονής, των αδειών και των δραστηριοτήτων, η οργάνωση πτήσεων για μια μεγάλη ομάδα απαιτεί προσεκτική οργάνωση.

Με έγκαιρη προετοιμασία και σαφείς ρυθμίσεις εποπτείας, τα αεροπορικά ταξίδια μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά και με ασφάλεια.

Κρατήσεις ομαδικών πτήσεων

Οι περισσότερες αεροπορικές εταιρείες κατατάσσουν 10 ή περισσότερους επιβάτες που ταξιδεύουν μαζί ως ομαδική κράτηση.

Για μεγαλύτερες σχολικές εκδρομές, οι ομαδικές κρατήσεις είναι συνήθως η καταλληλότερη επιλογή, επειδή συχνά παρέχουν:

• Ομαδικές τιμές και ευέλικτες ρυθμίσεις πληρωμής
• Μεγαλύτερη δυνατότητα αλλαγών στις κρατήσεις
• Αποκλειστική υποστήριξη αεροπορικών εταιρειών για ομαδικά ταξίδια

Τα μικρότερα ταξίδια ενδέχεται περιστασιακά να χρησιμοποιούν ατομικές κρατήσεις, αλλά αυτό μπορεί να είναι πιο δύσκολο να διαχειριστεί κανείς για μεγαλύτερες ομάδες.

Σχεδιασμός νωρίς

Οι αεροπορικές εταιρείες γενικά δημοσιεύουν πτήσεις έως και 11 μήνες νωρίτερα και η διαθεσιμότητα για ομαδικές κρατήσεις μπορεί να γεμίσει γρήγορα, ιδιαίτερα κατά τις περιόδους αιχμής των ταξιδιών.

Όπου είναι δυνατόν, θα πρέπει να ξεκινήσετε την έρευνα για πτήσεις περίπου εννέα μήνες πριν από το ταξίδι. Ο έγκαιρος προγραμματισμός βοηθά στην εξασφάλιση καλύτερης διαθεσιμότητας και δίνει χρόνο για την οργάνωση εγγράφων όπως διαβατήρια, έντυπα συγκατάθεσης και ασφάλιση.

Συλλογή βασικών πληροφοριών

Πριν ζητήσετε προσφορές ή κάνετε κρατήσεις, είναι χρήσιμο να επιβεβαιώσετε:

• Κατά προσέγγιση αριθμός ταξιδιωτών (φοιτητές και προσωπικό)
• Προτιμώμενες ημερομηνίες ταξιδιού και τυχόν ευελιξία
• Αεροδρόμια αναχώρησης και άφιξης
• Οποιεσδήποτε ιατρικές, διατροφικές ή απαιτήσεις προσβασιμότητας
• Σκέψεις προϋπολογισμού

Ακόμη και οι κατά προσέγγιση πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν τους παρόχους να προσφέρουν ακριβείς προσφορές ή να κρατήσουν θέσεις μέχρι να οριστικοποιηθούν οι λεπτομέρειες.

Χρήση ενός Ειδικού Ομαδικών Πτήσεων

Για μεγαλύτερες ομάδες, μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε έναν ειδικό σε ομαδικά ταξίδια ή έναν οργανισμό συγκέντρωσης πτήσεων. Αυτοί οι οργανισμοί μπορούν συχνά να διαπραγματευτούν καλύτερους όρους και να διαχειριστούν την επικοινωνία με τις αεροπορικές εταιρείες.

Τα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Επιλογές πληρωμής βάσει κατάθεσης
• Βοήθεια με ταξιδιωτική ασφάλιση και έγγραφα
• Συντονισμένες διατάξεις καθισμάτων
• Υποστήριξη σε περίπτωση καθυστερήσεων ή ακυρώσεων

Η χρήση εξειδικευμένης υποστήριξης μπορεί να μειώσει την διοικητική πίεση για τους Επικεφαλής Επισκέψεων.

Διαχείριση της εμπειρίας του αεροδρομίου

Τα αεροδρόμια μπορεί να είναι πολυσύχναστα περιβάλλοντα, επομένως η προετοιμασία και η οργάνωση είναι απαραίτητες.

Θα πρέπει:

• Ενημερώστε τους συμμετέχοντες σχετικά με την αναμενόμενη συμπεριφορά και τις διαδικασίες του αεροδρομίου.
• Υπολογίστε επιπλέον χρόνο για check-in και διαδικασίες ασφαλείας
• Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες κατανοούν τους κανόνες για τις χειραποσκευές και τις αποσκευές που παραδίδονται.
• Να έχετε μαζί σας αντίγραφα διαβατηρίων και ταξιδιωτικών εγγράφων, όπου χρειάζεται

Είναι χρήσιμο να χωρίσετε την ομάδα σε μικρότερες υποομάδες με επικεφαλής το προσωπικό, με σαφή σημεία συνάντησης σε κάθε στάδιο του ταξιδιού.

Η επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού θα πρέπει να διατηρείται, για παράδειγμα μέσω ομάδων ανταλλαγής μηνυμάτων.

Κατά την παραλαβή αποσκευών, η σαφής επισήμανση των αποσκευών μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και μια μικρή ομάδα μπορεί να παραλάβει τις αποσκευές ενώ άλλοι επιβλέπουν την ομάδα.