1.1.8 Καταγραφή και Αναφορά Περιστατικών

Επισκόπηση

Τα ατυχήματα, τα συμβάντα και τα παραλίγο ατυχήματα θα πρέπει πάντα να καταγράφονται άμεσα και με ακρίβεια. Η καταγραφή το συντομότερο δυνατό βοηθά να διασφαλιστεί ότι δεν θα ξεχαστούν σημαντικές λεπτομέρειες και επιτρέπει τη λήψη κατάλληλων μέτρων.

Η ακριβής αναφορά βοηθά επίσης τα σχολεία να μαθαίνουν από τα περιστατικά και να βελτιώνουν τις ρυθμίσεις ασφαλείας για μελλοντικές επισκέψεις.

Όπου είναι σκόπιμο, οι φωτογραφίες μπορούν να βοηθήσουν στην καταγραφή της κατάστασης, αλλά οι εικόνες θα πρέπει να λαμβάνονται με ευαισθησία και δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τραυματισμούς ή μέρη του σώματος ενός τραυματία. Μια φωτογραφία σωματικού χάρτη θα μπορούσε να αποτελέσει υποκατάστατο.

Απαιτήσεις Αναφοράς

Ενδέχεται να απαιτούνται ορισμένες ενέργειες αναφοράς μετά από ένα περιστατικό.

Γονείς και Κηδεμόνες

Οι γονείς ή οι κηδεμόνες θα πρέπει να ενημερώνονται άμεσα εάν ένα παιδί εμπλακεί σε ατύχημα ή σε σημαντικό παρ' ολίγον ατύχημα.

Αναφορά RIDDORΣοβαρά ατυχήματα, επικίνδυνα περιστατικά ή ασθένειες που σχετίζονται με την εργασία ενδέχεται να χρειάζεται να αναφέρονται σύμφωνα με τους Κανονισμούς Αναφοράς Τραυματισμών, Ασθενειών και Επικίνδυνων Περιστατικών (RIDDOR) 2013.

Διατήρηση αρχείωνΠολιτική διατήρησης δεδομένων

Τα αρχεία συμβάντων θα πρέπει να φυλάσσονται σύμφωνα με τις οδηγίες του σχολείου ή του ιδρύματος.

Εκτίμηση

Τα συμβάντα και τα παραλίγο ατυχήματα θα πρέπει να εξετάζονται ως μέρος της διαδικασίας αξιολόγησης των επισκέψεων, ώστε να συμβάλλουν στη βελτίωση της ασφάλειας για μελλοντικές δραστηριότητες.

Τι να καταγράψετε

Τα αρχεία συμβάντων θα πρέπει να συμπληρώνονται όσο το δυνατόν πιο κοντά στην ώρα του συμβάντος. Το αρχείο θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ημερομηνία και ώρα του συμβάντος
• Μια σαφής περιγραφή του τι συνέβη
• Η ακριβής τοποθεσία του συμβάντος
• Ονόματα τυχόν θυμάτων και λεπτομέρειες τραυματισμών
• Ονόματα άλλων εμπλεκόμενων ή παρόντων
• Σχετικές περιβαλλοντικές συνθήκες, όπως καιρικές συνθήκες ή συνθήκες εδάφους
• Ενέργειες που ελήφθησαν, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε επικοινωνίας με τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης ή το σχολείο
• Λεπτομέρειες για οποιαδήποτε κίνηση από τον τόπο του συμβάντος
• Ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας μαρτύρων
• Αριθμοί κυκλοφορίας οχημάτων εάν εμπλέκονται οχήματα
• Πιθανές αιτίες του συμβάντος
• Οποιεσδήποτε προτεινόμενες επακόλουθες ενέργειες

Είναι επίσης καλή πρακτική να τηρείται ένα γραπτό αρχείο καταγραφής αποφάσεων, ενεργειών και συνομιλιών, συμπεριλαμβανομένων των χρονικών περιόδων όπου είναι δυνατόν. Θα πρέπει να φυλάσσονται οι αποδείξεις για τυχόν έξοδα που σχετίζονται με το περιστατικό, καθώς οι ασφαλιστές ενδέχεται να τις απαιτούν.

Αναφορά και Παρακολούθηση

Όλα τα περιστατικά θα πρέπει να αναφέρονται σύμφωνα με τις διαδικασίες του εργοδότη. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη συμπλήρωση εντύπων ατυχημάτων ή περιστατικών και την ενημέρωση των αρμόδιων αρχών, όπου απαιτείται.

Μετά την επίσκεψη, θα πρέπει να επανεξετάσετε τι συνέβη και να μοιραστείτε τα διδάγματα που αντλήσατε με τους συναδέλφους σας. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση του μελλοντικού σχεδιασμού επισκέψεων, των διαδικασιών έκτακτης ανάγκης και της εκπαίδευσης του προσωπικού.

Σοβαρά Περιστατικά

Σε περίπτωση σοβαρού περιστατικού – όπως θανατηφόρο ατύχημα, σοβαρός τραυματισμός, σοβαρό παραλίγο ατύχημα, εμπλοκή της αστυνομίας ή σημαντική καταγγελία – ο εργοδότης μπορεί να διενεργήσει επίσημη έρευνα.

Σε αυτές τις περιπτώσεις:

• Τα αποδεικτικά στοιχεία και ο τόπος της εκδήλωσης θα πρέπει να διατηρούνται όπου είναι δυνατόν
• Οι καταθέσεις των μαρτύρων θα πρέπει να επικεντρώνονται σε πραγματικά στοιχεία
• Οι δηλώσεις πρέπει να είναι γραμμένες ανεξάρτητα, υπογεγραμμένες και χρονολογημένες
• Οι λογαριασμοί θα πρέπει να ολοκληρώνονται το συντομότερο δυνατό για να διασφαλίζεται η ακρίβειά τους.
• Θα πρέπει να λάβετε νομική συμβουλή νωρίς στη διαδικασία

Μαθαίνοντας από τα σχεδόν ατυχήματα

Η καταγραφή των παρ' ολίγον ατυχημάτων είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για τη βελτίωση της ασφάλειας.

Τα οφέλη περιλαμβάνουν:

• Εντοπισμός κινδύνων πριν από την εμφάνιση σοβαρού συμβάντος
• Αναγνώριση μοτίβων ή επαναλαμβανόμενων κινδύνων
• Υποστήριξη μιας θετικής μαθησιακής κουλτούρας που επικεντρώνεται στη βελτίωση και όχι στην ενοχή

Μια κουλτούρα ανοιχτής και ειλικρινούς αναφοράς είναι απαραίτητη. Η προσεκτική καταγραφή και η αξιολόγηση συμβάλλουν στη διασφάλιση ότι οι εκπαιδευτικές επισκέψεις παραμένουν ασφαλείς, καλά διαχειριζόμενες και βελτιώνονται συνεχώς.