1.2.4 Διατήρηση και τήρηση αρχείων για επισκέψεις εκτός εγκαταστάσεων

Επισκόπηση

Η τήρηση ακριβών αρχείων των εκπαιδευτικών επισκέψεων βοηθά τα σχολεία να επιδεικνύουν αποτελεσματικό σχεδιασμό, προστασία και διαχείριση κινδύνων. Η τήρηση αρχείων υποστηρίζει επίσης τον μελλοντικό σχεδιασμό επισκέψεων και επιτρέπει στα ιδρύματα να ανταλλάσσουν ορθές πρακτικές.

Ενδέχεται επίσης να απαιτούνται αρχεία σε περίπτωση που συμβεί κάποιο περιστατικό που θα μπορούσε να οδηγήσει σε ασφαλιστική αξίωση ή σε νομική ενέργεια.

Εάν τα αρχεία περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα, όπως ονόματα, ιατρικές πληροφορίες ή φωτογραφίες, αυτά πρέπει να αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τον Νόμο περί Προστασίας Δεδομένων του 2018 και τον ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου, καθώς και σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης δεδομένων του εργοδότη.

Η καλή τήρηση αρχείων συμβάλλει στη διασφάλιση της ορθής τεκμηρίωσης των εκπαιδευτικών επισκέψεων, της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις και της συνεχούς βελτίωσης.

Γιατί τηρούνται αρχεία

Οι ρυθμίσεις ενδέχεται να διατηρούν αρχεία επισκέψεων για διάφορους λόγους, όπως:

• Παρακολούθηση του εύρους των ευκαιριών που προσφέρονται στους μαθητές
• Καταγραφή της εμπειρίας του προσωπικού κατά την καθοδήγηση επισκέψεων
• Επίδειξη αποτελεσματικού σχεδιασμού, διαχείρισης κινδύνου και αξιολόγησης
• Υποστήριξη της ανταλλαγής καλών πρακτικών
• Ενημέρωση για μελλοντικές επισκέψεις και βελτίωση της ασφάλειας
• Υποστήριξη έρευνας, στατιστικών ή ερωτημάτων δημοσίου συμφέροντος
• Διατήρηση αποδεικτικών στοιχείων σε περίπτωση συμβάντος ή αξίωσης

Όπου δεν υπάρχει επίσημη πολιτική διατήρησης, οι φορείς θα πρέπει να συμφωνήσουν σε σαφείς οδηγίες σχετικά με το ποια αρχεία διατηρούνται και για πόσο χρονικό διάστημα.

Γενικές οδηγίες για τη διατήρηση αρχείων επισκέψεων

• Έντυπα γονικής συναίνεσης: Φυλάξτε τα μέχρι το τέλος της επίσκεψης, εκτός εάν απαιτείται μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για συγκεκριμένο λόγο (βλ. Συμβάντα, παρακάτω). Τα έντυπα συναίνεσης και τα έντυπα ατυχημάτων γενικά αντιμετωπίζονται ξεχωριστά από τον κύριο φάκελο του μαθητή, με δική τους περίοδο διατήρησης, συνήθως μικρότερη, αντί να φυλάσσονται για συγκεκριμένο αριθμό ετών από προεπιλογή.
• Συμβάντα ή ατυχήματα: Δεν υπάρχει ενιαία υποχρεωτική περίοδος διατήρησης για αρχεία που σχετίζονται με συμβάντα. Σε περίπτωση που συμβεί ένα σημαντικό συμβάν, τα σχολεία θα πρέπει να λαμβάνουν μια τεκμηριωμένη, βασισμένη στον κίνδυνο απόφαση σχετικά με το χρονικό διάστημα διατήρησης των σχετικών εντύπων συγκατάθεσης και των αναφορών συμβάντων, που καταγράφονται στο πρόγραμμα διατήρησης του σχολείου. Αυτή η κρίση συχνά λαμβάνει υπόψη τα πιθανά χρονικά πλαίσια ευθύνης (για παράδειγμα, την εκτεταμένη περίοδο παραγραφής που μπορεί να ισχύει για αξιώσεις που αφορούν παιδί). Η διατήρηση των δελτίων άδειας για όλους τους μαθητές που συμμετέχουν στην επίσκεψη, όχι μόνο για εκείνους που εμπλέκονται στο συμβάν, μπορεί να βοηθήσει στην επίδειξη συνεπούς πρακτικής.
• Αρχεία μαθητών: Πολλά σχολεία εφαρμόζουν τον κανόνα «Ημερομηνία γέννησης + 25 έτη» στον βασικό φάκελο του μαθητή. Αυτό δεν επεκτείνεται αυτόματα στα έγγραφα των εκπαιδευτικών επισκέψεων. Οι φόρμες συναίνεσης και ατυχημάτων που σχετίζονται με επισκέψεις συνήθως φυλάσσονται ξεχωριστά, με δική τους περίοδο διατήρησης και δεν προωθούνται συστηματικά ως μέρος του αρχείου του μαθητή.

Τυπικές Περίοδοι Διατήρησης

Οι περίοδοι διατήρησης εξαρτώνται από τον τύπο του αρχείου και από το εάν έχει συμβεί κάποιο περιστατικό και θα πρέπει να ορίζονται στο πρόγραμμα διατήρησης του σχολείου αντί να εφαρμόζονται ως καθολικά σταθερά ποσά. Τα σχολεία που χρησιμοποιούν το EVOLVE ως ασφαλή πλατφόρμα μπορούν να επιλέξουν να διατηρήσουν αυτές τις πληροφορίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για σκοπούς δεδομένων, αναφοράς και τάσεων.

Τυπική επίσκεψη χωρίς κανένα περιστατικό

Απορρίψτε με ασφάλεια λίγο μετά το τέλος της επίσκεψης

Επίσκεψη που αφορά ατύχημα ή συμβάν

Διατηρείται για μια περίοδο αξιολόγησης κινδύνου που ορίζεται από το σχολείο (δεν υπάρχει σταθερό νόμιμο ποσό· συχνά επηρεάζεται από ζητήματα ευθύνης/περιορισμού)

Γενικά αρχεία μαθητών

Συχνά διατηρείται μέχρι την ημερομηνία γέννησης + 25 έτη (βασικός φάκελος μαθητή, δεν επεκτείνεται αυτόματα στα έγγραφα επίσκεψης)

Προσωπική πληροφορία

Διατηρούνται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και την πολιτική προστασίας/διατήρησης δεδομένων του σχολείου

Τήρηση Αρχείων στην Πράξη

Τα αρχεία επισκέψεων μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Σχέδια επισκέψεων και αξιολογήσεις κινδύνου
• Ρόλοι προσωπικού και αρχεία εμπειρίας
• Προγράμματα δραστηριοτήτων
• Επικοινωνία με γονείς και έντυπα συγκατάθεσης
• Πολιτικές και διαδικασίες που ισχύουν κατά τη στιγμή της επίσκεψης
• Εκθέσεις διερεύνησης ατυχημάτων και καταθέσεις μαρτύρων

Αυτά τα αρχεία μπορούν να βοηθήσουν να αποδειχθεί ότι οι επισκέψεις σχεδιάστηκαν και διαχειριστήκαν σωστά.

Διαχείριση Προσωπικών Δεδομένων

Κατά την αποθήκευση πληροφοριών που περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα:

• Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία αποθηκεύονται με ασφάλεια
• Περιορισμός πρόσβασης σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό
• Προσδιορίστε με σαφήνεια τον σκοπό και τη νομική βάση για τη διατήρηση των δεδομένων
• Ορίστε για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται οι πληροφορίες
• Απορρίψτε τα αρχεία με ασφάλεια όταν δεν τα χρειάζεστε πλέον

Τα ηλεκτρονικά συστήματα που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των αρχείων επισκέψεων θα πρέπει να διαθέτουν κατάλληλα συστήματα ασφαλείας και ελέγχους πρόσβασης.

Αρχεία μετά από ένα συμβάν

Σε περίπτωση ατυχήματος ή συμβάντος, θα πρέπει να τηρούνται πρόσθετα αρχεία για την υποστήριξη της έρευνας ή πιθανών αξιώσεων.

Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Λεπτομερείς αναφορές περιστατικών και καταθέσεις μαρτύρων
• Το σχέδιο επίσκεψης και η αξιολόγηση κινδύνου
• Ονόματα όλων των συμμετεχόντων και του προσωπικού που ήταν παρόν
• Το πρόγραμμα δραστηριοτήτων
• Πολιτικές και διαδικασίες που ισχύουν εκείνη τη στιγμή
• Αντίγραφα πληροφοριών που αποστέλλονται στους γονείς
• Συμπληρωμένες φόρμες συγκατάθεσης και ιατρικής φύσεως

Συνιστώμενες περίοδοι διατήρησης μετά από περιστατικά

Για να επιτραπεί η υποβολή πιθανών αξιώσεων:

• Νέοι: Διατηρήστε τα αρχεία σας μέχρι την ηλικία των 25 ετών
• Ενήλικες: Διατηρήστε τα αρχεία για 7 χρόνια μετά το συμβάν

Αυτά τα χρονικά πλαίσια αντικατοπτρίζουν τον Νόμο περί Παραγραφής του 1980, ο οποίος επιτρέπει την υποβολή αξιώσεων αρκετά χρόνια μετά από ένα γεγονός.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ιδίως όταν ενδέχεται να εμφανιστούν τραυματισμοί με την πάροδο του χρόνου, ενδέχεται να είναι κατάλληλες μεγαλύτερες περίοδοι διατήρησης.