1.2.3 Προστασία Δεδομένων

Επισκόπηση

Κατά την οργάνωση εκπαιδευτικών επισκέψεων, συχνά συλλέγονται και κοινοποιούνται προσωπικά στοιχεία για να διατηρούνται οι συμμετέχοντες ασφαλείς. Σε αυτά μπορεί να περιλαμβάνονται ιατρικές πληροφορίες, στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης ή άλλες σχετικές λεπτομέρειες.

Η προστασία αυτών των πληροφοριών είναι απαραίτητη. Τα σχολεία πρέπει να χειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα με υπευθυνότητα και σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις, ώστε να προστατεύουν τους συμμετέχοντες και να διατηρούν την εμπιστοσύνη με τις οικογένειες.

Νομικές Ευθύνες

Όλα τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τον Νόμο περί Προστασίας Δεδομένων του 2018 και τον ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου. Αυτό ισχύει για τον τρόπο συλλογής, αποθήκευσης, χρήσης και κοινοποίησης των πληροφοριών.

Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να αντιμετωπίζονται:

• Νόμιμα, δίκαια και με διαφάνεια
• Μόνο για σαφείς και συγκεκριμένους σκοπούς
• Με ασφάλεια και μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο

Να ακολουθείτε πάντα τις πολιτικές προστασίας δεδομένων της ρύθμισής σας κατά τον σχεδιασμό και την εκτέλεση επισκέψεων.

Συλλογή και Κοινή Χρήση Πληροφοριών

Ως Υπεύθυνος Επισκέψεων, χρειάζεστε ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες για να υποστηρίξετε την ευημερία των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια μιας επίσκεψης. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης
• Ιατρικές παθήσεις και φαρμακευτική αγωγή
• Διατροφικές απαιτήσεις
• Άλλες σχετικές πληροφορίες, όπως η ικανότητα κολύμβησης ή οι ανάγκες προσβασιμότητας

Χρησιμοποιήστε ασφαλείς μεθόδους για τη συλλογή και κοινοποίηση αυτών των πληροφοριών, όπως εγκεκριμένα ψηφιακά συστήματα ή επίσημες φόρμες. Οι γονείς θα πρέπει να ενθαρρύνονται να παρέχουν ακριβείς πληροφορίες, ώστε να μπορεί να οργανωθεί η κατάλληλη υποστήριξη.

Ευαίσθητες πληροφορίες

Ορισμένες πληροφορίες είναι ιδιαίτερα ευαίσθητες, όπως:

• Ιατρικές παθήσεις ή αλλεργίες
• Διατροφικές ανάγκες
• Πληροφορίες προστασίας
• Στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης

Η πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες θα πρέπει να περιορίζεται στο προσωπικό που τις χρειάζεται για να διασφαλιστεί η ασφάλεια και η ευημερία των συμμετεχόντων.

Συγκατάθεση και Πληροφορίες Απορρήτου

Οι γονείς πρέπει να ενημερώνονται για τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιούνται και θα κοινοποιούνται τα προσωπικά δεδομένα. Αυτό συνήθως εξηγείται στην πολιτική απορρήτου του σχολείου.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να απαιτείται συγκεκριμένη συγκατάθεση, για παράδειγμα κατά την κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων σε κέντρα διαβίωσης ή παρόχους δραστηριοτήτων. Η ηλεκτρονική συγκατάθεση είναι αποδεκτή εάν έχει καταγραφεί με ασφάλεια.

Φωτογραφίες και Μέσα Ενημέρωσης

Οι φωτογραφίες ή τα βίντεο στα οποία μπορούν να αναγνωριστούν άτομα θεωρούνται προσωπικά δεδομένα.

Οι ρυθμίσεις πρέπει να λάβουν την κατάλληλη γονική συναίνεση πριν από τη λήψη ή τη χρήση τέτοιων εικόνων, εκτός εάν απαιτούνται για λόγους ασφαλείας.

Συνεργασία με εξωτερικούς παρόχους

Εάν οι πληροφορίες των συμμετεχόντων κοινοποιούνται σε εξωτερικούς παρόχους, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι ακολουθούν τα κατάλληλα πρότυπα προστασίας δεδομένων. Ελέγξτε πώς θα αποθηκεύουν, θα χρησιμοποιούν και τελικά θα διαγράφουν ή θα επιστρέφουν προσωπικές πληροφορίες.

Ασφάλεια και Διατήρηση Δεδομένων

Τα προσωπικά στοιχεία πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια και η πρόσβαση να περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Μετά την επίσκεψη, τα στοιχεία θα πρέπει να διαγράφονται ή να διατηρούνται σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης δεδομένων του περιβάλλοντός σας.

Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, οι σχετικές πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν χωρίς συγκατάθεση, εάν είναι απαραίτητο για την προστασία της ζωής ή της ασφάλειας.

Βασικά σημεία

• Συλλέγουμε μόνο πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την επίσκεψη
• Διατηρήστε τα προσωπικά δεδομένα ακριβή και ενημερωμένα
• Περιορίστε την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες
• Αποθηκεύστε και μοιραστείτε δεδομένα με ασφάλεια
• Ακολουθήστε τις πολιτικές και τις νομικές απαιτήσεις του καταστήματός σας