5.8 Viajes – Aéreo

Descripción general

Los viajes en avión pueden ser uno de los aspectos más complejos de organizar un viaje al extranjero. Además de planificar el alojamiento, los permisos y las actividades, organizar los vuelos para un grupo numeroso requiere una planificación minuciosa.

Con una preparación anticipada y unos mecanismos de supervisión claros, los viajes aéreos pueden gestionarse de forma eficiente y segura.

Reservas de vuelos para grupos

La mayoría de las aerolíneas clasifican como reserva de grupo a los grupos de 10 o más pasajeros que viajan juntos.

Para viajes escolares más grandes, las reservas grupales suelen ser la opción más adecuada porque a menudo ofrecen:

• Tarifas para grupos y planes de pago flexibles
• Mayor capacidad para realizar cambios en las reservas.
• Asistencia especializada de la aerolínea para viajes en grupo

En ocasiones, los viajes más pequeños pueden requerir reservas individuales, pero esto puede resultar más difícil de gestionar para grupos más grandes.

Planificar con anticipación

Las aerolíneas suelen publicar los vuelos con hasta 11 meses de antelación, y la disponibilidad para reservas de grupo puede agotarse rápidamente, especialmente durante los períodos de mayor afluencia turística.

Siempre que sea posible, conviene empezar a buscar vuelos unos nueve meses antes del viaje. Planificar con antelación ayuda a conseguir mayor disponibilidad y permite disponer de tiempo para organizar documentos como pasaportes, formularios de consentimiento y seguros.

Recopilación de información clave

Antes de solicitar presupuestos o realizar reservas, conviene confirmar lo siguiente:

• Número aproximado de viajeros (estudiantes y personal)
• Fechas de viaje preferidas y flexibilidad
• Aeropuertos de salida y llegada
• Cualquier requisito médico, dietético o de accesibilidad
• Consideraciones presupuestarias

Incluso la información aproximada puede ayudar a los proveedores a ofrecer presupuestos precisos o a reservar asientos mientras se ultiman los detalles.

Utilizar un especialista en vuelos grupales

Para grupos grandes, puede ser útil recurrir a un especialista en viajes en grupo o a un consolidador de vuelos. Estas organizaciones suelen negociar mejores condiciones y gestionar la comunicación con las aerolíneas.

Los beneficios pueden incluir:

• Opciones de pago basadas en depósitos
• Asistencia con el seguro de viaje y la documentación.
• Disposición coordinada de los asientos
• Asistencia en caso de retrasos o cancelaciones.

Contar con apoyo especializado puede reducir la presión administrativa para los responsables de las visitas.

Gestionar la experiencia en el aeropuerto

Los aeropuertos pueden ser entornos muy concurridos, por lo que la preparación y la organización son esenciales.

Debería:

• Informar a los participantes sobre el comportamiento esperado y los procedimientos del aeropuerto.
• Prevea tiempo adicional para el registro y los trámites de seguridad.
• Asegúrese de que los participantes comprendan las normas sobre equipaje facturado y de mano.
• Lleve consigo copias de los pasaportes y documentos de viaje cuando corresponda.

Resulta útil dividir al grupo en subgrupos más pequeños dirigidos por miembros del personal, con puntos de encuentro claros en cada etapa del proceso.

Debe mantenerse la comunicación entre el personal, por ejemplo, a través de grupos de mensajería.

En la zona de recogida de equipaje, las maletas claramente etiquetadas pueden ayudar a evitar confusiones, y un pequeño equipo puede recoger el equipaje mientras otros supervisan al grupo.