1.2.3 Datenschutz

Überblick

Bei der Organisation von Bildungsreisen werden häufig personenbezogene Daten erhoben und weitergegeben, um die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten. Dies können medizinische Informationen, Notfallkontakte oder andere relevante Details sein.

Der Schutz dieser Informationen ist unerlässlich. Schulen müssen personenbezogene Daten verantwortungsvoll und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen behandeln, um die Teilnehmer zu schützen und das Vertrauen der Familien zu wahren.

Rechtliche Verantwortlichkeiten

Alle personenbezogenen Daten müssen gemäß dem Datenschutzgesetz 2018 und der britischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Dies gilt für die Art und Weise, wie Informationen erhoben, gespeichert, verwendet und weitergegeben werden.

Personenbezogene Daten müssen wie folgt behandelt werden:

• Rechtmäßig, fair und transparent
• Nur für eindeutige und spezifische Zwecke
• Sicher und nur so lange wie nötig

Beachten Sie bei der Planung und Durchführung von Besuchen stets die Datenschutzrichtlinien Ihrer Einrichtung.

Sammeln und Weitergeben von Informationen

Als Besuchsleiter benötigen Sie genaue und aktuelle Informationen, um das Wohlbefinden der Teilnehmer während eines Besuchs zu gewährleisten. Dies kann Folgendes umfassen:

• Notfallkontaktdaten
• Medizinische Zustände und Medikamente
• Ernährungsanforderungen
• Weitere relevante Informationen, wie z. B. Schwimmfähigkeit oder Barrierefreiheitsbedürfnisse

Nutzen Sie sichere Methoden, um diese Informationen zu erfassen und weiterzugeben, beispielsweise zugelassene digitale Systeme oder offizielle Formulare. Eltern sollten dazu angehalten werden, korrekte Angaben zu machen, damit die passende Unterstützung organisiert werden kann.

Sensible Informationen

Einige Informationen sind besonders sensibel, darunter:

• Medizinische Beschwerden oder Allergien
• Ernährungsbedürfnisse
• Schutzinformationen
• Notfallkontaktdaten

Der Zugang zu diesen Informationen sollte auf diejenigen Mitarbeiter beschränkt sein, die diese benötigen, um die Sicherheit und das Wohlbefinden der Teilnehmer zu gewährleisten.

Einwilligung und Datenschutzinformationen

Eltern müssen darüber informiert werden, wie personenbezogene Daten verwendet und weitergegeben werden. Dies wird üblicherweise in der Datenschutzerklärung der Schule erläutert.

In manchen Fällen ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich, beispielsweise bei der Weitergabe personenbezogener Daten an Wohneinrichtungen oder Anbieter von Freizeitaktivitäten. Eine elektronische Einwilligung ist zulässig, sofern sie sicher protokolliert wird.

Fotografien und Medien

Fotos oder Videos, auf denen Personen identifiziert werden können, gelten als personenbezogene Daten.

Die Einrichtungen müssen vor der Aufnahme oder Verwendung solcher Bilder die entsprechende Einwilligung der Eltern einholen, es sei denn, dies ist aus Sicherheitsgründen erforderlich.

Zusammenarbeit mit externen Anbietern

Werden Teilnehmerdaten an externe Anbieter weitergegeben, sollten Sie sicherstellen, dass diese die geltenden Datenschutzstandards einhalten. Prüfen Sie, wie diese Anbieter personenbezogene Daten speichern, verwenden und gegebenenfalls löschen oder zurückgeben.

Datensicherheit und -aufbewahrung

Personenbezogene Daten müssen sicher gespeichert und der Zugriff auf autorisiertes Personal beschränkt werden. Nach dem Besuch sollten die Daten gelöscht oder gemäß der Datenaufbewahrungsrichtlinie Ihrer Einrichtung aufbewahrt werden.

Im Notfall dürfen relevante Informationen auch ohne Einwilligung weitergegeben werden, wenn dies zum Schutz von Leben oder Sicherheit erforderlich ist.

Wichtigste Punkte

• Erfassen Sie nur die für den Besuch notwendigen Informationen.
• Halten Sie Ihre persönlichen Daten korrekt und aktuell.
• Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Informationen
• Daten sicher speichern und teilen
• Halten Sie sich an die Richtlinien Ihres Betriebs und die gesetzlichen Bestimmungen.