1.2.3 Protezione dei dati

Panoramica

Nell'organizzazione di visite didattiche, vengono spesso raccolte e condivise informazioni personali per garantire la sicurezza dei partecipanti. Queste possono includere informazioni mediche, contatti di emergenza o altri dettagli rilevanti.

Proteggere queste informazioni è fondamentale. Le scuole devono trattare i dati personali in modo responsabile e nel rispetto delle normative vigenti, al fine di tutelare i partecipanti e mantenere la fiducia delle famiglie.

Responsabilità legali

Tutti i dati personali devono essere trattati in conformità con il Data Protection Act 2018 e il GDPR del Regno Unito. Ciò si applica alle modalità di raccolta, archiviazione, utilizzo e condivisione delle informazioni.

I dati personali devono essere trattati:

• In modo legale, equo e trasparente
• Solo per scopi chiari e specifici
• In modo sicuro e solo per il tempo necessario

Quando pianificate e gestite le visite, attenetevi sempre alle politiche di protezione dei dati della vostra struttura.

Raccolta e condivisione delle informazioni

In qualità di responsabile delle visite, è necessario disporre di informazioni accurate e aggiornate per garantire il benessere dei partecipanti durante la visita. Queste informazioni possono includere:

• Recapiti di contatto per le emergenze
• Condizioni mediche e farmaci
• Esigenze dietetiche
• Altre informazioni rilevanti, come la capacità di nuoto o le esigenze di accessibilità

Utilizzate metodi sicuri per raccogliere e condividere queste informazioni, come sistemi digitali approvati o moduli ufficiali. I genitori dovrebbero essere incoraggiati a fornire informazioni accurate in modo che si possa organizzare un supporto adeguato.

Informazioni sensibili

Alcune informazioni sono particolarmente sensibili, tra cui:

• Condizioni mediche o allergie
• fabbisogno alimentare
• Informazioni sulla tutela
• Recapiti di contatto per le emergenze

L'accesso a queste informazioni dovrebbe essere limitato al personale che ne ha bisogno per garantire la sicurezza e il benessere dei partecipanti.

Informazioni sul consenso e sulla privacy

I genitori devono essere informati su come i dati personali verranno utilizzati e condivisi. Questo viene solitamente spiegato tramite l'informativa sulla privacy della scuola.

In alcuni casi, potrebbe essere necessario un consenso specifico, ad esempio per la condivisione di dati personali con centri residenziali o fornitori di attività. Il consenso elettronico è accettabile se registrato in modo sicuro.

Fotografie e media

Le fotografie o i video in cui è possibile identificare le persone sono considerati dati personali.

Le impostazioni devono ottenere il consenso appropriato dei genitori prima di scattare o utilizzare tali immagini, a meno che non siano necessarie per motivi di sicurezza.

Collaborazione con fornitori esterni

Se le informazioni dei partecipanti vengono condivise con fornitori esterni, è necessario assicurarsi che questi rispettino standard di protezione dei dati adeguati. Verificare come archivieranno, utilizzeranno ed eventualmente cancelleranno o restituiranno le informazioni personali.

Sicurezza e conservazione dei dati

Le informazioni personali devono essere conservate in modo sicuro e l'accesso limitato al personale autorizzato. Dopo la visita, le informazioni devono essere cancellate o conservate in conformità con la politica di conservazione dei dati della struttura.

In caso di emergenza, le informazioni pertinenti possono essere condivise senza consenso se necessario per proteggere la vita o la sicurezza.

Punti chiave

• Raccogli solo le informazioni necessarie per la visita
• Mantenere i dati personali accurati e aggiornati
• Limitare l'accesso alle informazioni sensibili
• Archivia e condividi i dati in modo sicuro
• Attenetevi alle politiche e ai requisiti legali della vostra struttura.