1.2.3 Protección de datos

Descripción general

Al organizar visitas educativas, a menudo se recopila y comparte información personal para garantizar la seguridad de los participantes. Esta información puede incluir datos médicos, contactos de emergencia u otros detalles relevantes.

Proteger esta información es fundamental. Los centros educativos deben gestionar los datos personales de forma responsable y de acuerdo con la legislación vigente para salvaguardar a los participantes y mantener la confianza con las familias.

Responsabilidades legales

Todos los datos personales deben tratarse de conformidad con la Ley de Protección de Datos de 2018 y el RGPD del Reino Unido. Esto se aplica a la forma en que se recopila, almacena, utiliza y comparte la información.

Los datos personales deben ser tratados de la siguiente manera:

• De forma legal, justa y transparente.
• Únicamente para fines claros y específicos.
• De forma segura y solo durante el tiempo necesario.

Al planificar y realizar visitas, siga siempre las políticas de protección de datos de su centro.

Recopilación y compartición de información

Como responsable de la visita, necesitas información precisa y actualizada para garantizar el bienestar de los participantes durante la misma. Esto puede incluir:

• Datos de contacto en caso de emergencia
• Condiciones médicas y medicamentos
• Requisitos dietéticos
• Otra información relevante, como la capacidad para nadar o las necesidades de accesibilidad.

Utilice métodos seguros para recopilar y compartir esta información, como sistemas digitales aprobados o formularios oficiales. Se debe alentar a los padres a proporcionar información precisa para que se pueda brindar el apoyo adecuado.

Información confidencial

Cierta información es especialmente sensible, entre ella:

• Problemas médicos o alergias
• Necesidades dietéticas
• Protección de la información
• Datos de contacto en caso de emergencia

El acceso a esta información debe limitarse al personal que la necesite para garantizar la seguridad y el bienestar de los participantes.

Información sobre consentimiento y privacidad

Los padres deben estar informados sobre cómo se utilizarán y compartirán sus datos personales. Esto suele explicarse en la política de privacidad del centro educativo.

En algunos casos, puede ser necesario un consentimiento específico, por ejemplo, al compartir datos personales con centros residenciales o proveedores de actividades. El consentimiento electrónico es aceptable siempre que se registre de forma segura.

Fotografías y medios de comunicación

Las fotografías o vídeos en los que se pueda identificar a personas se consideran datos personales.

Los centros de fotografía deben obtener el consentimiento paterno adecuado antes de tomar o utilizar dichas imágenes, a menos que sean necesarias por motivos de seguridad.

Trabajar con proveedores externos

Si se comparte información de los participantes con proveedores externos, debe asegurarse de que cumplan con los estándares de protección de datos adecuados. Verifique cómo almacenarán, utilizarán y, eventualmente, eliminarán o devolverán la información personal.

Seguridad y retención de datos

La información personal debe almacenarse de forma segura y el acceso debe limitarse al personal autorizado. Tras la visita, la información debe eliminarse o conservarse de acuerdo con la política de retención de datos de su centro.

En caso de emergencia, la información pertinente podrá compartirse sin consentimiento si es necesario para proteger la vida o la seguridad.

Puntos clave

• Recopile únicamente la información necesaria para la visita.
• Mantenga sus datos personales precisos y actualizados.
• Limitar el acceso a información confidencial
• Almacena y comparte datos de forma segura.
• Siga las políticas y los requisitos legales de su establecimiento.