1.1.8 Registro e informe de incidentes

Descripción general

Los accidentes, incidentes y situaciones de riesgo deben registrarse siempre de forma rápida y precisa. Registrar la información lo antes posible garantiza que no se olviden detalles importantes y permite tomar las medidas oportunas.

La elaboración de informes precisos también ayuda a las escuelas a aprender de los incidentes y a mejorar las medidas de seguridad para futuras visitas.

Cuando sea apropiado, las fotografías pueden ayudar a documentar la situación, pero deben tomarse con sensibilidad y no deben incluir lesiones ni partes del cuerpo de la persona lesionada. Un diagrama del cuerpo podría servir como alternativa.

Requisitos de presentación de informes

Tras un incidente, es posible que se requieran ciertas acciones de notificación.

Padres y cuidadores

Se debe informar de inmediato a los padres o tutores si un niño se ve involucrado en un accidente o en un incidente que estuvo a punto de convertirse en un accidente grave.

Notificación según la normativa RIDDOR: Los accidentes graves, los sucesos peligrosos o las enfermedades relacionadas con el trabajo pueden requerir notificación conforme al Reglamento de Notificación de Lesiones, Enfermedades y Sucesos Peligrosos (RIDDOR) de 2013.

Política de retención de registros

Los registros de incidentes deben almacenarse de acuerdo con las normas de la escuela o establecimiento.

Evaluación

Los incidentes y los cuasi accidentes deben revisarse como parte del proceso de evaluación de la visita para ayudar a mejorar la seguridad en las actividades futuras.

Qué registrar

Los registros de incidentes deben completarse lo más cerca posible del momento del evento. El registro debe incluir:

• Fecha y hora del incidente
• Una descripción clara de lo sucedido.
• La ubicación exacta del incidente
• Nombres de las víctimas y detalles de las lesiones.
• Nombres de otras personas involucradas o presentes
• Condiciones ambientales relevantes, como el clima o las condiciones del terreno.
• Medidas adoptadas, incluyendo cualquier comunicación con los servicios de emergencia o la escuela.
• Detalles de cualquier desplazamiento desde el lugar del incidente.
• Nombres y datos de contacto de los testigos
• Números de matrícula de los vehículos si hubo vehículos involucrados
• Posibles causas del incidente
• Cualquier acción de seguimiento propuesta

También es recomendable llevar un registro escrito de las decisiones, acciones y conversaciones, incluyendo las horas siempre que sea posible. Conserve los recibos de todos los gastos relacionados con el incidente, ya que las aseguradoras podrían solicitarlos.

Informes y seguimiento

Todos los incidentes deben notificarse de acuerdo con los procedimientos del empleador. Esto puede implicar completar formularios de accidentes o incidentes y notificar a las autoridades pertinentes cuando sea necesario.

Tras la visita, conviene repasar lo sucedido y compartir las lecciones aprendidas con los compañeros. Esta información puede ayudar a mejorar la planificación de futuras visitas, los procedimientos de emergencia y la formación del personal.

Incidentes graves

Si se produce un incidente grave, como una muerte, una lesión grave, un incidente que estuvo a punto de ocurrir, la intervención policial o una queja importante, el empleador puede llevar a cabo una investigación formal.

En estos casos:

• Las pruebas y el lugar de los hechos deben preservarse en la medida de lo posible.
• Las declaraciones de los testigos deben centrarse en la información fáctica.
• Las declaraciones deben redactarse de forma independiente, firmarse y fecharse.
• Las cuentas deben completarse lo antes posible para garantizar la exactitud.
• Debe obtener asesoramiento legal al inicio del proceso.

Aprender de los errores que estuvieron a punto de ocurrir

Registrar los incidentes que estuvieron a punto de ocurrir es especialmente valioso para mejorar la seguridad.

Los beneficios incluyen:

• Identificar los peligros antes de que ocurra un incidente grave.
• Reconocer patrones o riesgos recurrentes
• Fomentar una cultura de aprendizaje positiva centrada en la mejora en lugar de la culpa.

Es fundamental fomentar una cultura de información abierta y honesta. Un registro y una revisión minuciosos contribuyen a garantizar que las visitas educativas sigan siendo seguras, estén bien gestionadas y mejoren continuamente.