1.1.8 Cofnodi ac Adrodd Digwyddiadau

Trosolwg

Dylid cofnodi damweiniau, digwyddiadau a digwyddiadau agos at ddigwydd yn brydlon ac yn gywir bob amser. Mae gwneud cofnod cyn gynted â phosibl yn helpu i sicrhau nad yw manylion pwysig yn cael eu hanghofio ac yn caniatáu cymryd camau priodol.

Mae adrodd cywir hefyd yn helpu ysgolion i ddysgu o ddigwyddiadau a gwella trefniadau diogelwch ar gyfer ymweliadau yn y dyfodol.

Lle bo'n briodol, gall ffotograffau helpu i ddogfennu'r sefyllfa, ond dylid tynnu delweddau'n sensitif ac ni ddylent gynnwys anafiadau na rhannau o gorff person anafedig. Gallai llun map corff fod yn ddewis arall.

Gofynion Adrodd

Efallai y bydd angen rhai camau adrodd yn dilyn digwyddiad.

Rhieni a Gofalwyr

Dylid hysbysu rhieni neu ofalwyr ar unwaith os yw plentyn yn rhan o ddamwain neu ddamwain agos sylweddol.

Adrodd RIDDOREfallai y bydd angen adrodd am ddamweiniau difrifol, digwyddiadau peryglus neu afiechydon sy'n gysylltiedig â gwaith o dan Reoliadau Adrodd am Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus (RIDDOR) 2013.

Cadw CofnodionPolisi cadw data

Dylid storio cofnodion digwyddiadau yn unol â chofnodion yr ysgol neu'r sefydliad.

Gwerthusiad

Dylid adolygu digwyddiadau a digwyddiadau bron â digwydd fel rhan o'r broses gwerthuso ymweliadau i helpu i wella diogelwch ar gyfer gweithgareddau yn y dyfodol.

Beth i'w Gofnodi

Dylid cwblhau cofnodion digwyddiadau mor agos â phosibl at amser y digwyddiad. Dylai'r cofnod gynnwys:

• Dyddiad ac amser y digwyddiad
• Disgrifiad clir o'r hyn a ddigwyddodd
• Lleoliad union y digwyddiad
• Enwau unrhyw anafedigion a manylion yr anafiadau
• Enwau eraill a oedd yn gysylltiedig neu'n bresennol
• Amodau amgylcheddol perthnasol, fel y tywydd neu amodau'r ddaear
• Camau a gymerwyd, gan gynnwys unrhyw gyfathrebu â'r gwasanaethau brys neu'r ysgol
• Manylion unrhyw symudiad o safle'r digwyddiad
• Enwau a manylion cyswllt tystion
• Rhifau cofrestru cerbydau os oedd cerbydau'n gysylltiedig
• Achosion posibl y digwyddiad
• Unrhyw gamau dilynol arfaethedig

Mae hefyd yn arfer da cadw cofnod ysgrifenedig o benderfyniadau, camau gweithredu a sgyrsiau, gan gynnwys amseroedd lle bo modd. Dylid cadw derbynebau ar gyfer unrhyw gostau sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad, gan y gallai cwmnïau yswiriant ofyn am y rhain.

Adrodd a Dilyniant

Dylid adrodd am bob digwyddiad yn unol â gweithdrefnau'r cyflogwr. Gall hyn gynnwys cwblhau ffurflenni damwain neu ddigwyddiad a hysbysu'r awdurdodau perthnasol lle bo angen.

Ar ôl yr ymweliad, dylech adolygu'r hyn a ddigwyddodd a rhannu gwersi a ddysgwyd gyda chydweithwyr. Gall y wybodaeth hon helpu i wella cynllunio ymweliadau yn y dyfodol, gweithdrefnau brys a hyfforddiant staff.

Digwyddiadau Difrifol

Os bydd digwyddiad difrifol yn digwydd – fel marwolaeth, anaf difrifol, damwain agos, cyfranogiad yr heddlu neu gŵyn arwyddocaol – gall y cyflogwr gynnal ymchwiliad ffurfiol.

Yn yr achosion hyn:

• Dylid cadw tystiolaeth a'r lleoliad lle bo modd
• Dylai datganiadau tystion ganolbwyntio ar wybodaeth ffeithiol
• Dylid ysgrifennu datganiadau’n annibynnol, eu llofnodi a’u dyddio
• Dylid cwblhau cyfrifon cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau cywirdeb
• Dylech gael cyngor cyfreithiol yn gynnar yn y broses

Dysgu o Fethiannau Bron â Digwydd

Mae cofnodi damweiniau agos at ddigwydd yn arbennig o werthfawr ar gyfer gwella diogelwch.

Mae'r manteision yn cynnwys:

• Adnabod peryglon cyn i ddigwyddiad difrifol ddigwydd
• Adnabod patrymau neu risgiau cylchol
• Cefnogi diwylliant dysgu cadarnhaol sy'n canolbwyntio ar welliant yn hytrach na beio

Mae diwylliant o adrodd agored a gonest yn hanfodol. Mae cofnodi ac adolygu gofalus yn helpu i sicrhau bod ymweliadau addysgol yn parhau i fod yn ddiogel, wedi'u rheoli'n dda ac yn gwella'n barhaus.