1.1.8 Aufzeichnung und Meldung von Vorfällen

Überblick

Unfälle, Zwischenfälle und Beinaheunfälle sollten stets unverzüglich und genau dokumentiert werden. Eine möglichst frühzeitige Erfassung trägt dazu bei, dass wichtige Details nicht in Vergessenheit geraten und geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Eine genaue Berichterstattung hilft den Schulen außerdem, aus Vorfällen zu lernen und die Sicherheitsvorkehrungen für zukünftige Besuche zu verbessern.

Fotos können, sofern angebracht, zur Dokumentation der Situation beitragen. Die Aufnahmen sollten jedoch einfühlsam gemacht werden und keine Verletzungen oder Körperteile einer verletzten Person zeigen. Eine Körperkarte kann als Alternative dienen.

Berichtspflichten

Nach einem Vorfall können bestimmte Meldepflichten erforderlich sein.

Eltern und Betreuer

Die Eltern oder Erziehungsberechtigten sollten umgehend informiert werden, wenn ein Kind in einen Unfall oder einen schwerwiegenden Beinaheunfall verwickelt ist.

RIDDOR-Meldepflicht Schwere Unfälle, gefährliche Ereignisse oder arbeitsbedingte Erkrankungen müssen möglicherweise gemäß den Vorschriften zur Meldung von Verletzungen, Krankheiten und gefährlichen Ereignissen (RIDDOR) 2013 gemeldet werden.

Aufbewahrung von Datensätzen – Aufbewahrungsrichtlinie

Vorfallsberichte sollten gemäß den Richtlinien der Schule oder Einrichtung aufbewahrt werden.

Auswertung

Vorfälle und Beinaheunfälle sollten im Rahmen der Besuchsbewertung überprüft werden, um die Sicherheit bei zukünftigen Aktivitäten zu verbessern.

Was aufgezeichnet werden sollte

Vorfallberichte sollten so zeitnah wie möglich nach dem Ereignis erstellt werden. Der Bericht sollte Folgendes enthalten:

• Datum und Uhrzeit des Vorfalls
• Eine klare Beschreibung des Geschehens
• Der genaue Ort des Vorfalls
• Namen der Opfer und Einzelheiten zu den Verletzungen
• Namen weiterer beteiligter oder anwesender Personen
• Relevante Umweltbedingungen, wie z. B. Wetter- oder Bodenbedingungen
• Ergriffene Maßnahmen, einschließlich jeglicher Kommunikation mit Rettungsdiensten oder der Schule
• Einzelheiten zu jeglichen Bewegungen vom Ort des Geschehens
• Namen und Kontaktdaten der Zeugen
• Fahrzeugkennzeichen, falls Fahrzeuge beteiligt waren
• Mögliche Ursachen des Vorfalls
• Alle vorgeschlagenen Folgemaßnahmen

Es empfiehlt sich außerdem, ein schriftliches Protokoll aller Entscheidungen, Handlungen und Gespräche zu führen, möglichst inklusive Zeitangaben. Belege für alle mit dem Vorfall in Zusammenhang stehenden Ausgaben sollten aufbewahrt werden, da Versicherer diese möglicherweise anfordern.

Berichterstattung und Nachverfolgung

Alle Vorfälle sind gemäß den Verfahren des Arbeitgebers zu melden. Dies kann das Ausfüllen von Unfall- oder Vorfallsformularen und gegebenenfalls die Benachrichtigung der zuständigen Behörden umfassen.

Nach dem Besuch sollten Sie die Ereignisse auswerten und die gewonnenen Erkenntnisse mit Ihren Kollegen teilen. Diese Informationen können dazu beitragen, die Planung zukünftiger Besuche, Notfallmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen zu verbessern.

Schwere Vorfälle

Im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls – wie etwa eines Todesfalls, einer schweren Verletzung, eines Beinaheunfalls mit schwerwiegenden Folgen, eines Polizeieinsatzes oder einer bedeutenden Beschwerde – kann der Arbeitgeber eine formelle Untersuchung durchführen.

In diesen Fällen:

• Beweismittel und der Tatort sollten, wo immer möglich, gesichert werden.
• Zeugenaussagen sollten sich auf sachliche Informationen konzentrieren.
• Die Stellungnahmen sollten unabhängig voneinander verfasst, unterschrieben und datiert werden.
• Die Abrechnungen sollten so schnell wie möglich abgeschlossen werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
• Sie sollten sich frühzeitig im Prozess rechtlich beraten lassen.

Aus Beinaheunfällen lernen

Die Erfassung von Beinaheunfällen ist besonders wertvoll für die Verbesserung der Sicherheit.

Zu den Vorteilen gehören:

• Gefahren erkennen, bevor es zu einem schwerwiegenden Vorfall kommt
• Muster oder wiederkehrende Risiken erkennen
• Förderung einer positiven Lernkultur, die auf Verbesserung statt auf Schuldzuweisung ausgerichtet ist

Eine Kultur der offenen und ehrlichen Berichterstattung ist unerlässlich. Sorgfältige Dokumentation und Überprüfung tragen dazu bei, dass Bildungsbesuche sicher, gut organisiert und kontinuierlich verbessert werden.