1.2.4 Cadw a Chadw Cofnodion ar gyfer Ymweliadau Oddi ar y Safle

Trosolwg

Mae cadw cofnodion cywir o ymweliadau addysgol yn helpu ysgolion i ddangos cynllunio, diogelu a rheoli risg effeithiol. Mae cadw cofnodion hefyd yn cefnogi cynllunio ymweliadau yn y dyfodol ac yn caniatáu i sefydliadau rannu arfer da.

Efallai y bydd angen cofnodion hefyd os bydd digwyddiad yn digwydd a allai arwain at hawliad yswiriant neu gamau cyfreithiol.

Os yw cofnodion yn cynnwys data personol, fel enwau, gwybodaeth feddygol neu ffotograffau, rhaid eu trin yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU, ac yn unol â pholisi cadw data'r cyflogwr.

Mae cadw cofnodion da yn helpu i sicrhau bod ymweliadau addysgol wedi'u dogfennu'n dda, yn cydymffurfio â'r gyfraith ac yn gwella'n barhaus.

Pam y Cedwir Cofnodion

Gall lleoliadau gadw cofnodion ymweliadau am sawl rheswm, gan gynnwys:

• Olrhain yr ystod o gyfleoedd a gynigir i ddisgyblion
• Cofnodi profiad staff wrth arwain ymweliadau
• Dangos cynllunio, rheoli risg a gwerthuso effeithiol
• Cefnogi rhannu arfer da
• Llywio ymweliadau yn y dyfodol a gwella diogelwch
• Cefnogi ymchwil, ystadegau neu ymholiadau budd y cyhoedd
• Cadw tystiolaeth os bydd digwyddiad neu hawliad yn digwydd

Lle nad oes polisi cadw ffurfiol yn bodoli, dylai lleoliadau gytuno ar ganllawiau clir ynghylch pa gofnodion a gedwir ac am ba hyd.

Canllawiau cyffredinol ar gyfer cadw cofnodion ymweliadau

• Ffurflenni caniatâd rhieni: Cadwch nhw tan ddiwedd yr ymweliad, oni bai bod angen cyfnod hirach am reswm penodol (gweler Digwyddiadau, isod). Yn gyffredinol, caiff ffurflenni caniatâd a ffurflenni damweiniau eu trin ar wahân i brif ffeil y disgybl, gyda'u cyfnod cadw eu hunain, sydd fel arfer yn fyrrach, yn hytrach na'u cadw am nifer penodol o flynyddoedd yn ddiofyn.
• Digwyddiadau neu ddamweiniau: Nid oes un cyfnod cadw gorfodol ar gyfer cofnodion sy'n gysylltiedig â digwyddiadau. Pan fydd digwyddiad arwyddocaol yn digwydd, dylai ysgolion wneud penderfyniad wedi'i ddogfennu, yn seiliedig ar risg, ynghylch pa mor hir i gadw'r ffurflenni caniatâd a'r adroddiadau digwyddiadau perthnasol, a gofnodwyd yn amserlen gadw'r ysgol. Yn aml, mae'r farn hon yn ystyried amserlenni atebolrwydd posibl (er enghraifft, y cyfnod cyfyngu estynedig a all fod yn berthnasol i hawliadau sy'n ymwneud â phlentyn). Gall cadw slipiau caniatâd ar gyfer pob myfyriwr ar yr ymweliad, nid dim ond y rhai a oedd yn rhan o'r digwyddiad, helpu i ddangos arfer cyson.
• Cofnodion disgyblion: Mae llawer o ysgolion yn defnyddio rheol “Dyddiad Geni + 25 mlynedd” ar gyfer ffeil graidd y disgybl. Nid yw hyn yn ymestyn yn awtomatig i waith papur ymweliadau addysgol. Fel arfer, cedwir ffurflenni caniatâd a damweiniau sy’n gysylltiedig ag ymweliadau ar wahân, o dan eu cyfnod cadw eu hunain, ac nid ydynt yn cael eu hanfon ymlaen fel rhan o gofnod y disgybl yn rheolaidd.

Cyfnodau Cadw Nodweddiadol

Mae cyfnodau cadw yn dibynnu ar y math o gofnod ac a ddigwyddodd digwyddiad, a dylid eu nodi yn amserlen gadw'r ysgol ei hun yn hytrach na'u cymhwyso fel ffigurau sefydlog cyffredinol. Gall ysgolion sy'n defnyddio EVOLVE fel platfform diogel ddewis cadw'r wybodaeth hon yn hirach at ddibenion data, adrodd a thueddiadau.

Ymweliad safonol heb ddigwyddiad

Gwaredu'n ddiogel yn fuan ar ôl i'r ymweliad ddod i ben

Ymweliad sy'n cynnwys damwain neu ddigwyddiad

Wedi'i gadw am gyfnod a asesir yn ôl risg a bennir gan yr ysgol (dim ffigur statudol sefydlog; yn aml yn cael ei lywio gan ystyriaethau atebolrwydd/cyfyngiad)

Cofnodion cyffredinol disgyblion

Yn aml yn cael ei gadw tan ddyddiad geni + 25 mlynedd (ffeil graidd y disgybl, heb ei hymestyn yn awtomatig i waith papur ymweliad)

Data personol

Wedi'i gadw yn unol â GDPR a pholisi diogelu/cadw data'r ysgol ei hun

Cadw Cofnodion yn Ymarferol

Gall cofnodion ymweliadau gynnwys:

• Cynlluniau ymweliadau ac asesiadau risg
• Rolau staff a chofnodion profiad
• Rhaglenni gweithgareddau
• Cyfathrebu â rhieni a ffurflenni caniatâd
• Polisïau a gweithdrefnau ar waith ar adeg yr ymweliad
• Adroddiadau ymchwilio i ddamweiniau a datganiadau tystion

Gall y cofnodion hyn helpu i ddangos bod ymweliadau wedi'u cynllunio a'u rheoli'n iawn.

Rheoli Data Personol

Wrth storio gwybodaeth sy'n cynnwys data personol:

• Sicrhau bod cofnodion yn cael eu storio'n ddiogel
• Cyfyngu mynediad i staff awdurdodedig
• Nodwch yn glir y diben a'r sail gyfreithiol dros ddal y data
• Diffinio pa mor hir y bydd y wybodaeth yn cael ei chadw
• Gwaredu cofnodion yn ddiogel pan nad oes eu hangen mwyach

Dylai systemau electronig a ddefnyddir i reoli cofnodion ymweliadau fod â rheolaethau diogelwch a mynediad priodol.

Cofnodion yn Dilyn Digwyddiad

Os bydd damwain neu ddigwyddiad yn digwydd, dylid cadw cofnodion ychwanegol i gefnogi ymchwiliad neu hawliadau posibl.

Gall y rhain gynnwys:

• Adroddiadau manwl ar ddigwyddiadau a datganiadau tystion
• Cynllun yr ymweliad a'r asesiad risg
• Enwau'r holl gyfranogwyr a'r staff a oedd yn bresennol
• Y rhaglen o weithgareddau
• Polisïau a gweithdrefnau ar waith ar y pryd
• Copïau o wybodaeth a anfonwyd at rieni
• Ffurflenni caniatâd a meddygol wedi'u cwblhau

Cyfnodau Cadw Argymhelliedig Ar ôl Digwyddiadau

Er mwyn caniatáu ar gyfer hawliadau posibl:

• Pobl ifanc: cadwch gofnodion nes eu bod yn cyrraedd 25 oed
• Oedolion: cadwch gofnodion am 7 mlynedd ar ôl y digwyddiad

Mae'r amserlenni hyn yn adlewyrchu Deddf Cyfyngiadau Tir 1980, sy'n caniatáu i hawliadau gael eu dwyn sawl blwyddyn ar ôl digwyddiad.

Mewn rhai achosion, yn enwedig lle gall anafiadau ddatblygu dros amser, gall cyfnodau cadw hirach fod yn briodol.