1.2.4 Aufbewahrung und Dokumentation von Außendienstbesuchen

Überblick

Die genaue Dokumentation von Schulausflügen hilft Schulen, effektive Planung, Kinderschutz und Risikomanagement nachzuweisen. Die Dokumentation unterstützt zudem die Planung zukünftiger Ausflüge und ermöglicht es den Einrichtungen, bewährte Verfahren auszutauschen.

Aufzeichnungen können auch dann erforderlich sein, wenn ein Vorfall eintritt, der zu einem Versicherungsanspruch oder einem Gerichtsverfahren führen könnte.

Sofern die Datensätze personenbezogene Daten wie Namen, medizinische Informationen oder Fotos enthalten, müssen diese gemäß dem Data Protection Act 2018 und der britischen DSGVO sowie im Einklang mit der Datenaufbewahrungsrichtlinie des Arbeitgebers behandelt werden.

Eine gute Dokumentation trägt dazu bei, dass Bildungsbesuche gut dokumentiert, rechtlich einwandfrei und kontinuierlich verbessert werden.

Warum Aufzeichnungen geführt werden

Einstellungen können aus verschiedenen Gründen Besuchsprotokolle speichern, unter anderem:

• Erfassung des den Schülern angebotenen Angebotsspektrums
• Erfahrung des Personals bei der Leitung von Besuchen
• Nachweis effektiver Planung, Risikomanagement und Bewertung
• Unterstützung des Austauschs bewährter Verfahren
• Information für zukünftige Besuche und Verbesserung der Sicherheit
• Unterstützung von Forschungsarbeiten, Statistiken oder Anfragen im öffentlichen Interesse
• Beweismittel sichern, falls ein Vorfall oder eine Schadensmeldung eintritt

Wo keine formale Aufbewahrungsrichtlinie existiert, sollten die Einrichtungen klare Vorgaben darüber vereinbaren, welche Aufzeichnungen wie lange aufbewahrt werden.

Allgemeine Richtlinien für die Aufbewahrung von Besuchsprotokollen

• Einverständniserklärungen der Eltern: Diese sind bis zum Ende des Besuchs aufzubewahren, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist aus einem bestimmten Grund erforderlich (siehe Abschnitt „Vorfälle“ weiter unten). Einverständniserklärungen und Unfallberichte werden in der Regel getrennt von der Schülerakte geführt und haben eine eigene, üblicherweise kürzere Aufbewahrungsfrist, anstatt standardmäßig für eine feste Anzahl von Jahren aufbewahrt zu werden.
• Vorfälle oder Unfälle: Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für unfallbezogene Aufzeichnungen. Bei einem schwerwiegenden Vorfall sollten Schulen eine dokumentierte, risikobasierte Entscheidung darüber treffen, wie lange die entsprechenden Einverständniserklärungen und Unfallberichte aufbewahrt werden. Diese Entscheidung ist im Aufbewahrungsplan der Schule festzuhalten. Dabei werden häufig mögliche Haftungsfristen berücksichtigt (z. B. die verlängerte Verjährungsfrist für Ansprüche, an denen ein Kind beteiligt ist). Die Aufbewahrung der Einverständniserklärungen aller Schülerinnen und Schüler des Ausflugs, nicht nur der am Vorfall Beteiligten, trägt zu einer einheitlichen Vorgehensweise bei.
• Schülerakten: Viele Schulen wenden die Regel „Geburtsdatum + 25 Jahre“ für die Schülerakte an. Dies gilt jedoch nicht automatisch für Unterlagen zu Schulausflügen. Einverständniserklärungen und Unfallberichte im Zusammenhang mit Ausflügen werden in der Regel separat aufbewahrt, unterliegen einer eigenen Aufbewahrungsfrist und werden nicht routinemäßig als Teil der Schülerakte weitergeleitet.

Typische Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art des Datensatzes und dem Vorliegen eines Vorfalls ab und sollten im schuleigenen Aufbewahrungsplan festgelegt werden, anstatt als allgemeingültige Fixzeiten angewendet zu werden. Schulen, die EVOLVE als sichere Plattform nutzen, können diese Informationen für Daten-, Berichts- und Trendanalysen länger aufbewahren.

Standardbesuch ohne Zwischenfälle

Unmittelbar nach Ende des Besuchs sicher entsorgen.

Besuch im Zusammenhang mit einem Unfall oder Vorfall

Die Aufbewahrungsdauer wird von der Schule anhand einer Risikobewertung festgelegt (keine gesetzlich festgelegte Dauer; häufig orientiert an Haftungs-/Verjährungserwägungen).

Allgemeine Schülerakten

Oft werden diese Unterlagen bis zum Geburtsdatum + 25 Jahre aufbewahrt (Kernakte des Schülers, wird nicht automatisch auf Besuchsunterlagen erweitert).

Personenbezogene Daten

Die Daten werden gemäß DSGVO und der eigenen Datenschutz-/Aufbewahrungsrichtlinie der Schule aufbewahrt.

Dokumentation in der Praxis

Die Besuchsprotokolle können Folgendes umfassen:

• Besuchspläne und Risikobewertungen
• Mitarbeiterrollen und Erfahrungsnachweise
• Aktivitätenprogramme
• Kommunikation mit den Eltern und Einverständniserklärungen
• Zum Zeitpunkt des Besuchs geltende Richtlinien und Verfahren
• Unfalluntersuchungsberichte und Zeugenaussagen

Diese Aufzeichnungen können dazu beitragen, nachzuweisen, dass die Besuche ordnungsgemäß geplant und durchgeführt wurden.

Verwaltung personenbezogener Daten

Bei der Speicherung von Informationen, die personenbezogene Daten enthalten:

• Stellen Sie sicher, dass Datensätze sicher gespeichert werden
• Beschränken Sie den Zugang auf autorisiertes Personal.
• Geben Sie den Zweck und die Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten klar an.
• Legen Sie fest, wie lange die Informationen aufbewahrt werden.
• Entsorgen Sie nicht mehr benötigte Unterlagen sicher.

Elektronische Systeme zur Verwaltung von Besuchsdatensätzen sollten über angemessene Sicherheits- und Zugriffskontrollen verfügen.

Aufzeichnungen im Anschluss an einen Vorfall

Im Falle eines Unfalls oder Zwischenfalls sollten zusätzliche Aufzeichnungen aufbewahrt werden, um die Ermittlungen oder mögliche Ansprüche zu unterstützen.

Dies kann Folgendes umfassen:

• Detaillierte Vorfallsberichte und Zeugenaussagen
• Besuchsplan und Risikobewertung
• Namen aller anwesenden Teilnehmer und Mitarbeiter
• Das Aktivitätenprogramm
• Die zum damaligen Zeitpunkt geltenden Richtlinien und Verfahren
• Kopien der an die Eltern versandten Informationen
• Ausgefüllte Einverständniserklärungen und medizinische Formulare

Empfohlene Aufbewahrungsfristen nach Vorfällen

Um potenziellen Ansprüchen Rechnung zu tragen:

• Jugendliche: Bewahren Sie Ihre Unterlagen bis zum 25. Lebensjahr auf.
• Erwachsene: Bewahren Sie die Aufzeichnungen 7 Jahre nach dem Vorfall auf.

Diese Fristen spiegeln das Verjährungsgesetz von 1980 wider, das es erlaubt, Ansprüche noch mehrere Jahre nach einem Ereignis geltend zu machen.

In einigen Fällen, insbesondere wenn sich Verletzungen erst im Laufe der Zeit entwickeln können, können längere Aufbewahrungsfristen angemessen sein.