1.2.4 Conservazione e tenuta dei registri per le visite fuori sede.

Panoramica

Mantenere registri accurati delle visite didattiche aiuta le scuole a dimostrare un'efficace pianificazione, tutela e gestione del rischio. La tenuta dei registri supporta inoltre la pianificazione delle visite future e consente agli istituti di condividere le buone pratiche.

La documentazione potrebbe essere richiesta anche in caso di incidente che possa dare luogo a una richiesta di risarcimento assicurativo o ad un'azione legale.

Se i registri includono dati personali, come nomi, informazioni mediche o fotografie, questi devono essere trattati in conformità con il Data Protection Act 2018 e il GDPR del Regno Unito, nonché in linea con la politica di conservazione dei dati del datore di lavoro.

Una corretta tenuta dei registri contribuisce a garantire che le visite didattiche siano ben documentate, conformi alla legge e in continuo miglioramento.

Perché si conservano i registri

Le impostazioni possono conservare i dati relativi alle visite per diversi motivi, tra cui:

• Monitoraggio della gamma di opportunità offerte agli studenti
• Registrazione dell'esperienza del personale nella conduzione delle visite
• Dimostrare un'efficace pianificazione, gestione del rischio e valutazione
• Promuovere la condivisione delle buone pratiche
• Fornire informazioni utili per le visite future e migliorare la sicurezza.
• Supporto alla ricerca, alle statistiche o alle indagini di interesse pubblico.
• Conservare le prove in caso di incidente o reclamo

Laddove non esista una politica formale di conservazione dei dati, le strutture dovrebbero concordare linee guida chiare su quali documenti conservare e per quanto tempo.

Linee guida generali per la conservazione dei registri delle visite

• Moduli di consenso dei genitori: Conservare fino alla conclusione della visita, a meno che non sia necessario un periodo più lungo per un motivo specifico (vedere Incidenti, di seguito). I moduli di consenso e i moduli relativi agli incidenti sono generalmente trattati separatamente dal fascicolo principale dell'alunno, con un proprio periodo di conservazione, di solito più breve, anziché essere conservati per un numero fisso di anni per impostazione predefinita.
• Incidenti o infortuni: Non esiste un unico periodo di conservazione obbligatorio per i documenti relativi agli incidenti. In caso di incidente significativo, le scuole devono prendere una decisione documentata, basata sul rischio, su quanto tempo conservare i moduli di consenso e i rapporti sull'incidente pertinenti, registrata nel piano di conservazione della scuola. Tale valutazione tiene spesso conto dei potenziali termini di prescrizione (ad esempio, il termine di prescrizione esteso che può applicarsi per le richieste di risarcimento che coinvolgono un minore). Conservare i moduli di autorizzazione per tutti gli studenti presenti alla visita, non solo per quelli coinvolti nell'incidente, può contribuire a dimostrare una prassi coerente.
• Fascicoli degli alunni: Molte scuole applicano la regola "Data di nascita + 25 anni" al fascicolo principale dell'alunno. Questa regola non si estende automaticamente alla documentazione relativa alle visite didattiche. I moduli di consenso e di segnalazione degli incidenti relativi alle visite sono generalmente conservati separatamente, per un periodo di tempo specifico, e non vengono di norma inoltrati come parte del fascicolo dell'alunno.

Periodi di conservazione tipici

I periodi di conservazione dipendono dal tipo di record e dal fatto che si sia verificato o meno un incidente, e dovrebbero essere definiti nel piano di conservazione specifico della scuola, anziché essere applicati come valori fissi universali. Le scuole che utilizzano EVOLVE come piattaforma sicura possono scegliere di conservare queste informazioni più a lungo per finalità di dati, reportistica e analisi delle tendenze.

Visita di routine senza incidenti

Smaltire in modo sicuro subito dopo la conclusione della visita.

Visita che coinvolge un incidente o un evento

Il personale viene mantenuto in servizio per un periodo di tempo stabilito dalla scuola in base a una valutazione del rischio (non esiste un termine fisso previsto dalla legge; spesso la definizione si basa su considerazioni di responsabilità/prescrizione).

Registri generali degli studenti

Spesso conservato fino alla data di nascita + 25 anni (fascicolo principale dell'alunno, non esteso automaticamente alla documentazione relativa alle visite scolastiche).

Dati personali

Conservati in conformità al GDPR e alla politica di protezione e conservazione dei dati della scuola.

La tenuta dei registri nella pratica

Le registrazioni delle visite possono includere:

• Piani di visita e valutazioni dei rischi
• Ruoli e referenze del personale
• Programmi di attività
• Comunicazione con i genitori e moduli di consenso
• Politiche e procedure in vigore al momento della visita
• Rapporti di indagine sull'incidente e dichiarazioni dei testimoni

Questi documenti possono contribuire a dimostrare che le visite sono state pianificate e gestite correttamente.

Gestione dei dati personali

Quando si memorizzano informazioni che includono dati personali:

• Assicurarsi che i documenti siano conservati in modo sicuro
• Limitare l'accesso al personale autorizzato.
• Identificare chiaramente lo scopo e la base giuridica per la conservazione dei dati
• Definire per quanto tempo le informazioni verranno conservate
• Smaltire i documenti in modo sicuro quando non sono più necessari.

I sistemi elettronici utilizzati per gestire le registrazioni delle visite devono disporre di adeguati controlli di sicurezza e di accesso.

Documentazione successiva a un incidente

In caso di incidente o sinistro, è necessario conservare ulteriore documentazione a supporto delle indagini o di eventuali richieste di risarcimento.

Questi possono includere:

• Rapporti dettagliati sull'incidente e dichiarazioni dei testimoni.
• Piano di visita e valutazione dei rischi
• Nomi di tutti i partecipanti e del personale presente
• Il programma delle attività
• Politiche e procedure in vigore al momento
• Copie delle informazioni inviate ai genitori
• Moduli di consenso e medici compilati.

Periodi di conservazione raccomandati dopo gli incidenti

Per consentire eventuali reclami:

• Giovani: conservano i documenti fino al compimento dei 25 anni.
• Adulti: conservare i registri per 7 anni dopo l'incidente

Queste tempistiche riflettono il Limitation Act del 1980, che consente di presentare reclami anche diversi anni dopo un evento.

In alcuni casi, in particolare quando le lesioni possono svilupparsi nel tempo, periodi di conservazione più lunghi possono essere appropriati.