1.2.4 Conservación y registro de datos de visitas externas

Descripción general

Mantener registros precisos de las visitas educativas ayuda a los centros educativos a demostrar una planificación, protección y gestión de riesgos eficaces. Además, el registro de datos facilita la planificación de futuras visitas y permite a los centros compartir buenas prácticas.

También podrían requerirse registros si ocurre un incidente que pudiera dar lugar a una reclamación al seguro o a una acción legal.

Si los registros incluyen datos personales, como nombres, información médica o fotografías, deben tratarse de conformidad con la Ley de Protección de Datos de 2018 y el RGPD del Reino Unido, y de acuerdo con la política de retención de datos del empleador.

Un buen registro de información ayuda a garantizar que las visitas educativas estén bien documentadas, cumplan con la ley y mejoren continuamente.

¿Por qué se guardan los registros?

Los centros pueden conservar registros de visitas por varias razones, entre ellas:

• Seguimiento de la variedad de oportunidades que se ofrecen a los alumnos.
• Registro de la experiencia del personal en la dirección de visitas
• Demostrar una planificación, gestión de riesgos y evaluación eficaces.
• Fomentar el intercambio de buenas prácticas
• Informar sobre futuras visitas y mejorar la seguridad.
• Apoyo a investigaciones, estadísticas o consultas de interés público.
• Conservar pruebas en caso de que ocurra un incidente o una reclamación.

En los casos en que no exista una política formal de retención de datos, las entidades deben acordar directrices claras sobre qué registros se conservan y durante cuánto tiempo.

Directrices generales para la conservación de los registros de visitas

• Formularios de consentimiento paterno: Consérvelos hasta que finalice la visita, a menos que se requiera un período más prolongado por algún motivo específico (véase Incidentes, más abajo). Los formularios de consentimiento y los formularios de accidentes generalmente se tratan por separado del expediente principal del alumno, con su propio período de conservación, normalmente más corto, en lugar de conservarse durante un número fijo de años por defecto.
• Incidentes o accidentes: No existe un período de retención obligatorio para los registros relacionados con incidentes. Cuando ocurre un incidente significativo, las escuelas deben tomar una decisión documentada, basada en el riesgo, sobre cuánto tiempo conservar los formularios de consentimiento y los informes de incidentes pertinentes, registrándolos en el calendario de retención de la escuela. Esta decisión suele tener en cuenta los posibles plazos de responsabilidad (por ejemplo, el plazo de prescripción ampliado que puede aplicarse a las reclamaciones que involucren a un menor). Conservar los permisos de todos los estudiantes que participaron en la visita, no solo de aquellos involucrados en el incidente, puede ayudar a demostrar una práctica coherente.
• Expedientes del alumnado: Muchos centros escolares aplican la regla de "Fecha de nacimiento + 25 años" al expediente principal del alumno. Esto no se extiende automáticamente a la documentación relativa a las visitas educativas. Los formularios de consentimiento y de accidentes relacionados con las visitas suelen conservarse por separado, con su propio periodo de retención, y no se remiten habitualmente como parte del expediente del alumno.

Periodos de retención típicos

Los periodos de retención dependen del tipo de registro y de si se produjo un incidente, y deben establecerse en el calendario de retención propio del centro educativo, en lugar de aplicarse como cifras fijas universales. Los centros que utilicen EVOLVE como plataforma segura pueden optar por conservar esta información durante más tiempo con fines de recopilación de datos, elaboración de informes y análisis de tendencias.

Visita estándar sin incidentes

Deseche los residuos de forma segura poco después de que finalice la visita.

Visita relacionada con un accidente o incidente

Se conserva durante un período determinado por la escuela, en función de la evaluación de riesgos (sin una cifra legal fija; a menudo se basa en consideraciones de responsabilidad/limitación).

Registros generales de alumnos

A menudo se conserva hasta la fecha de nacimiento + 25 años (expediente principal del alumno, no se extiende automáticamente a la documentación de las visitas).

datos personales

Conservados de acuerdo con el RGPD y la política de protección y retención de datos del propio centro educativo.

Registro de información en la práctica

Los registros de visitas pueden incluir:

• Planes de visita y evaluaciones de riesgos
• Registros de funciones y experiencia del personal
• Programas de actividades
• Formularios de comunicación con los padres y de consentimiento
• Políticas y procedimientos vigentes en el momento de la visita.
• Informes de investigación de accidentes y declaraciones de testigos

Estos registros pueden ayudar a demostrar que las visitas fueron planificadas y gestionadas adecuadamente.

Gestión de datos personales

Al almacenar información que incluye datos personales:

• Asegúrese de que los registros se almacenen de forma segura.
• Limitar el acceso al personal autorizado.
• Identifique claramente el propósito y la base legal para la conservación de los datos.
• Defina cuánto tiempo se conservará la información.
• Deseche los registros de forma segura cuando ya no sean necesarios.

Los sistemas electrónicos utilizados para gestionar los registros de visitas deben contar con controles de seguridad y acceso adecuados.

Registros posteriores a un incidente

En caso de accidente o incidente, se deben conservar registros adicionales para respaldar la investigación o posibles reclamaciones.

Estos pueden incluir:

• Informes detallados de incidentes y declaraciones de testigos
• El plan de visita y la evaluación de riesgos
• Nombres de todos los participantes y del personal presente.
• El programa de actividades
• Políticas y procedimientos vigentes en ese momento
• Copias de la información enviadas a los padres
• Formularios de consentimiento y médicos completados

Periodos de retención recomendados después de incidentes

Para contemplar posibles reclamaciones:

• Jóvenes: conserven sus registros hasta que cumplan 25 años.
• Adultos: conservar los registros durante 7 años después del incidente.

Estos plazos reflejan la Ley de Prescripción de 1980, que permite presentar reclamaciones varios años después de que ocurra un suceso.

En algunos casos, sobre todo cuando las lesiones pueden desarrollarse con el tiempo, pueden ser apropiados períodos de retención más prolongados.