1.2.2 Contractau ac Ymwadiadau

Trosolwg

Wrth drefnu ymweliadau addysgol, rhaid trin contractau a chytundebau yn ofalus. Mae trefniadau clir yn helpu i amddiffyn cyfranogwyr a'ch cyflogwr, sicrhau cydymffurfiaeth gyfreithiol, ac osgoi problemau yn ddiweddarach yn y broses gynllunio.

Cyn ymrwymo i unrhyw archeb, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n deall pwy sydd wedi'i awdurdodi i ymrwymo i gytundebau a beth mae'r telerau'n ei olygu.

Awdurdod i Lofnodi Contractau

Rhaid i chi gael caniatâd eich cyflogwr cyn ymrwymo i unrhyw gontract ar ran eich ysgol neu'ch lleoliad.

Dim ond staff awdurdodedig ddylai lofnodi contractau, ymwadiadau ac ati gyda darparwyr allanol. Os llofnodir contract heb gymeradwyaeth, gallai arwain at gamau disgyblu neu atebolrwydd personol am unrhyw gostau cysylltiedig.

Rhaid gwneud pob cytundeb rhwng y sefydliad a'r darparwr, nid rhwng y darparwr a rhieni neu gyfranogwyr unigol. Mae hyn yn sicrhau diogelwch priodol, yswiriant, a llinellau cyfrifoldeb clir.

Deall Telerau ac Amodau

Darllenwch delerau ac amodau'r darparwr yn ofalus bob amser cyn cadarnhau archeb. Yn benodol, gwiriwch:

• Trefniadau canslo ac ad-dalu
• Blaendaliadau ac amserlenni talu
• Gofynion yswiriant
• Unrhyw gyfeiriadau at hepgoriadau (neu debyg)

Os oes unrhyw beth yn aneglur, ceisiwch gyngor gan eich Pennaeth/Rheolwr, Cydlynydd Ymweliadau Addysgol (CYA), Ymgynghorydd Ymweliadau Addysgol, neu ymgynghorydd cyfreithiol/yswiriant priodol.

Efallai y bydd darparwyr yn fodlon egluro neu ddiwygio telerau aneglur.

Ymwadiadau, Ymwadiadau, Rhyddhau Atebolrwydd a Chydnabyddiaethau Risg

Gall rhai darparwyr ofyn am ildio neu ymwadiadau (neu debyg). Gall y dogfennau hyn ofyn i gyfranogwyr ildio/rhyddhau rhai hawliau cyfreithiol, fel cyflwyno hawliadau am esgeulustod.

• Peidiwch â llofnodi ymwadiadau heb gymeradwyaeth y cyflogwr yn gyntaf
• Peidiwch â gofyn i rieni/gofalwyr lofnodi ymwadiadau
• Nid yw cyfraith y DU yn caniatáu i sefydliadau gyfyngu atebolrwydd am farwolaeth neu anaf difrifol a achosir gan esgeulustod y darparwyr
• Gall rhai dogfennau fod yn friffiau diogelwch, yn gydnabyddiaethau risg, neu'n ffurflenni caniatâd yn hytrach nag ymwadiadau ffurfiol — darllenwch nhw'n ofalus

Ar gyfer ymweliadau tramor, gwiriwch ymlaen llaw a oes angen hepgoriad a gofynnwch am gopi cyn cadarnhau'r archeb.

Ffurflenni Caniatâd a Darparwyr

Ni ddylai ffurflenni darparwyr gynnwys cytundebau ariannol, eithriadau, na thelerau cytundebol i rieni eu llofnodi. Rhaid i'r ysgol neu'r lleoliad ymdrin â'r trefniadau hyn.

Dylai ffurflenni caniatâd rhieni ganolbwyntio ar gyfranogiad, gwybodaeth feddygol, a chaniatadau perthnasol.

Diogelu Data

Wrth rannu gwybodaeth am gyfranogwyr gyda darparwyr, rhaid i chi gydymffurfio â gofynion diogelu data.

Dylid rhannu data personol, gan gynnwys manylion meddygol neu ffotograffau, yn ôl yr angen a dim ond lle mae caniatâd a threfniadau cytundebol priodol ar waith.

Canslo ac Yswiriant

Gwiriwch y contract a'ch trefniadau yswiriant am gansladau neu newidiadau oherwydd salwch, tywydd, neu ddigwyddiadau annisgwyl. Lle bo'n berthnasol, dylid hysbysu rhieni am y trefniadau yswiriant sy'n berthnasol i'r ymweliad.

Pwyntiau Allweddol

• Dim ond staff awdurdodedig all lofnodi contractau neu eithriadau
• Rhaid i gontractau fod rhwng y sefydliad a'r darparwr
• Darllenwch a deallwch yr holl delerau, yn enwedig canslo a thaliadau
• Gwiriwch unrhyw hepgoriadau neu gydnabyddiaethau risg yn ofalus
• Sicrhau bod gofynion diogelu data yn cael eu dilyn