3.4 Approvazione delle visite

Panoramica

L'approvazione è il processo di conferma che una visita soddisfi i requisiti delle politiche del datore di lavoro e appaia sicura, ben pianificata e vantaggiosa per gli studenti. Contribuisce a garantire che i rischi siano stati presi in considerazione, che le politiche siano state rispettate e che il personale e i partecipanti siano adeguatamente preparati.

L'approvazione tutela i partecipanti, supporta il personale e offre a tutte le parti la garanzia che la visita sia stata pianificata in modo appropriato.

Cosa conferma l'approvazione

Quando una visita viene approvata, ciò conferma che:

• La visita ha chiari obiettivi di apprendimento.
• I rischi sono stati identificati e gestiti mediante un'apposita valutazione del rischio.
• Il responsabile della visita e il team di collaboratori sono competenti e preparati.
• Vengono rispettate le norme in materia di tutela dei minori, salute e sicurezza, nonché le politiche scolastiche.
• Il consenso dei genitori è stato ottenuto ove richiesto.
• I costi e i pagamenti sono concordati e leciti.
• È stata esercitata la dovuta diligenza su tutti i fornitori esterni
• Sono in vigore piani di emergenza e di contingenza.

Chi approva le visite?

• Il responsabile/dirigente fornisce l'approvazione finale per la maggior parte delle visite, confermando che il responsabile della visita e il team di collaboratori siano competenti a supervisionare i partecipanti.
• Per le visite scolastiche ad alto rischio è richiesta l'approvazione di un consulente o del datore di lavoro. L'approvazione conferma che i piani, la competenza del personale, le esigenze degli studenti, l'itinerario e le disposizioni di emergenza sembrano essere conformi agli standard previsti.

Il processo di approvazione

[Questo è un processo lineare e funzionerebbe in un diagramma]

• Il responsabile della visita pianifica la visita ed effettua una valutazione dei rischi con il suo team.
• I dettagli della visita vengono registrati su EVOLVE
• Il Vice Rettore Esecutivo e/o il Responsabile/Manager esaminano i piani
• Le visite ad alto rischio vengono sottoposte all'attenzione del consulente per le visite didattiche o del datore di lavoro per la valutazione (con un preavviso di 4 settimane).
• Una volta approvata, la visita può procedere

Il giorno della visita

È necessario assicurarsi che:

• È presente un team dirigenziale competente
• Un contatto di emergenza è disponibile ovunque
• Il personale della base sa chi è fuori sede e quando farà ritorno.
• Hai a disposizione informazioni sulle esigenze individuali dei partecipanti e sui loro contatti di emergenza.
• Viene mantenuta una comunicazione chiara con la scuola.

Se hai dubbi sul livello di approvazione richiesto, contatta il tuo EVC prima di inviare la tua richiesta di visita.

Cosa si intende per visita ad alto rischio?

La Guida Nazionale OEAP 8.1f include un elenco esemplificativo di attività, ma si prega di notare che la definizione può variare a seconda del datore di lavoro. Consultare la sezione "Attività avventurose" di questa guida. In caso di dubbi, rivolgersi al proprio EVC (Employee Vice President).

Cosa succede se la mia richiesta di visita non viene approvata in tempo?

Il tuo referente per le visite di studio o il tuo datore di lavoro ha bisogno di tempo per verificare la tua pianificazione su EVOLVE. Se non hanno tempo sufficiente, potrebbero non approvare la visita e procedere invece con la "Procedura di elaborazione". Il tuo datore di lavoro potrebbe effettuare un controllo sulle visite "Procedura di elaborazione". Il responsabile/dirigente scolastico rimane l'unico responsabile della decisione finale sull'eventuale svolgimento della visita e può decidere di non autorizzarla.

Per approfondire

Le linee guida nazionali dell'OEAP sono disponibili all'indirizzo https://oeapng.info

1b. Fondamenti

3.1a Requisiti e raccomandazioni per i datori di lavoro

8.1f Attività che richiedono l'approvazione del datore di lavoro