3.8 Fornitori esterni

Panoramica

Un fornitore esterno è qualsiasi persona o organizzazione esterna alla scuola o all'istituto scolastico che viene incaricata di organizzare, condurre, istruire o supervisionare parte di una visita o attività. Quando si collabora con fornitori esterni, la responsabilità dell'attività può essere condivisa, pertanto è importante garantire standard adeguati di sicurezza, competenza e tutela.

Controlli rigorosi e un'attenta pianificazione contribuiscono a garantire che le attività svolte da fornitori esterni siano sicure, adeguate e in linea con gli obiettivi di apprendimento della visita.

Cosa si intende per fornitore esterno?

Esempi di fornitori esterni includono:

• Centri di educazione o attività all'aperto
• scuole di sci o compagnie di spedizione
• Operatori di viaggi didattici
• Musei o luoghi in cui il personale conduce attività
• Istruttori o guide freelance
• Centri del Premio Duca di Edimburgo
• Ostelli della gioventù o organizzazioni di volontariato dove viene fornita istruzione

Questi fornitori si assumono la responsabilità di svolgere le attività, supervisionare i partecipanti o organizzare pacchetti (ad esempio viaggi, alloggio, servizi turistici, ecc.).

Strutture

Una struttura è un luogo o un servizio che non organizza un pacchetto, non impartisce istruzioni né supervisiona il gruppo. In questi casi, il personale scolastico rimane responsabile di tutta la supervisione.

Alcuni esempi includono:

• Fornitori di alloggi come hotel, ostelli, bed and breakfast o campeggi
• Musei, gallerie, fattorie o attrazioni turistiche in cui il personale della struttura non conduce attività
• Luoghi per attività sportive o ricreative in cui il personale scolastico impartisce lezioni.

Le strutture in genere richiedono meno controlli perché non sono responsabili dell'istruzione o della supervisione.

Scegliere un fornitore esterno

La decisione di avvalersi di un fornitore esterno spetta al responsabile della visita, al vice responsabile del programma e al preside o al dirigente scolastico. Non esiste un elenco centralizzato di fornitori approvati.

Ti consigliamo di effettuare una ricerca sui fornitori utilizzando EVOLVE, di consultare le recensioni su kaddi.com e di scegliere i fornitori che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo complessivo, piuttosto che semplicemente il prezzo più basso.

I fornitori devono dimostrare di rispettare standard adeguati in aree quali:

• Procedure di salute e sicurezza
• Pianificazione delle emergenze
• Competenza del personale e tutela dei minori
• Assicurazione e, ove pertinente, protezione dei dati
• Conformità ai requisiti di licenza e alle migliori prassi del settore.
• Accordi di subappalto

Garanzia di qualità

Il modo più semplice per verificare l'idoneità di un fornitore è controllare se possiede il badge di qualità Learning Outside the Classroom (LOtC).

• SÌ

Di solito non sono necessari ulteriori controlli, ma è comunque consigliabile verificare l'idoneità per il proprio gruppo e gli obiettivi di apprendimento.

• NO

Il modulo del fornitore deve essere compilato integralmente per confermare il rispetto degli standard minimi. Per gli accordi in corso, la validità deve essere verificata periodicamente.

Se un fornitore possiede una licenza AALA ma non il badge di qualità LOtC, è comunque necessario compilare un modulo/dichiarazione di verifica del fornitore.

Modulo del fornitore

Un modulo per i fornitori deve essere inviato al fornitore nella fase di prenotazione provvisoria e deve essere compilato prima di qualsiasi versamento o impegno.

I moduli compilati devono essere caricati su EVOLVE o conservati in archivio. Qualora un fornitore non sia in grado di soddisfare gli standard richiesti o desideri apportare modifiche al modulo, dovrà discuterne con il Responsabile dell'Approvazione o con EVC.

La compilazione del modulo del fornitore conferma solo il rispetto dei requisiti minimi. In alcuni casi, una visita preliminare, la presentazione di documentazione o le raccomandazioni di altre scuole possono contribuire a confermare l'idoneità.

Strutture

Nella maggior parte delle strutture pubbliche del Regno Unito non sono richiesti controlli aggiuntivi quando il personale scolastico rimane responsabile della conduzione delle attività.